Ngành thư ký không còn quá xa lạ đối với đại đa số chúng ta
nưa, khi mà nó là một trong những ngành hot của thập niên trước, khi mà thời đại
cntt chưa phát triển như bây giờ. Nhiều bạn trẻ chòn những ngành thuộc về linh
vực kinh tế nhiều hơn, trong đó cho thư ký, một trong nhưng ngành được lựa chọn
nhiều nhất vào lúc đó, còn bay giờ tuy đã không được nhiều người chọn nhưng đó
vẫn là một ngành tốt với mức thư nhập ổn nếu nói là khá trở lên, nếu mà bạn làm
lâu. Cho nên bây giờ mình sẽ tổng hợp lại những gì cần thiết nhất về thư ký để
các bạn có thể nắm rõ hơn về ngành nhé.
1.Thư ký là gì?
Thư ký là một người chuyên thực hiện
các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn
phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành
chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc
họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức
năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có
thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay, chức năng, nhiệm vụ
và công việc của các thư ký đã được mở rộng, khiến thư ký trở thành một nghề phổ
biến trong xã hội hiện đại.
2.Những công việc hằng
ngày của thư ký?
Khởi đầu ngày làm việc của thư ký giám đốc
- Đến sớm hơn giờ
làm việc và list các công việc cần thực hiện trong ngày
- Nắm bắt và giải
quyết nhanh chóng các công văn đến, đi đặc biệt các công văn có tính chất gấp
- Nhận chỉ thị từ sếp
và giao việc cho các bộ phận liên quan.
Giải quyết những công
việc hằng ngày của mình
- Soạn thảo hợp đồng,
văn bản, email tới khách hàng
- Lên thời gian hoàn
thành các công việc
- Nhận các cuộc điện
thoại và ghi chép lại thông tin
- Xử lý các hồ sơ
liên quan
Kết thúc ngày làm việc của thư ký trợ lý giám đốc
- Thực hiện các công
việc còn tồn đọng
- Hoàn thiện toàn bộ
các giấy tờ, sổ sách, công văn có liên quan trong ngày
- Trình sếp các công
văn khẩn cấp, có tính chất gấp. Sắp xếp lại và note các công việc của ngày hôm
sau.
- Nhắc sếp lịch các
cuộc hẹn và chuẩn bị hô sơ cho các cuộc gặp gỡ này.
- Trường hợp đi công
tác cần chuẩn bị từ chiều hôm trước
3.Những kỹ năng cần
thiết của thư ký?
+Thư ký phải có kỹ năng chuyên môn cao
+Kỹ năng gaio tiếp
+Kỹ năng vi tính, tin học
+Kỹ năng sắp xép lịch trình công việc
+Am hiểu về nhiều mảng kiến thưc khác nhau và xư lí tốt công
việc
+Kỹ năng quản lí
+Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc
4.Những phẩm chất
quan trọng của thư ký
Phẩm chất của thư ký văn phòng
Người làm nghề thư ký văn phòng khi tuyển dụng thường đòi hỏi
rất cao. Bên cạnh các kỹ năng cần thiết như: tin học văn phòng, ngoại ngữ, khả
năng giao tiếp…thì đòi hỏi thư ký văn phòng cần có những phẩm chất nghề nghiệp.
Bởi họ là người đóng vai trò quan trọng đối với giám đốc của
công ty. Dưới đây là các phẩm chất của thư ký văn phòng:
Tạo được sự tin cậy
Niềm tin luôn là yếu tố đầu tiên trong công việc. Làm thư ký
văn phòng luôn tiếp xúc, gặp gỡ các đối tác quan trọng của công ty. Và luôn có
các buổi gặp gỡ đàm phán hợp đồng giữa các đối tác nên thư ký cần tạo được niềm
tin đối với sếp, đối với đối tác để có hiệu quả cao trong công việc.
Ý thức trách nhiệm công việc
Giám đốc luôn là người bận rộn nên thường không có thời gian
quán xuyến hay sát sao công việc của thư ký. Vì vậy, là nhân viên thư ký bạn
nên có ý thức chủ động trong các công việc như: lên kế hoạch buổi họp, soạn văn
bản, chuẩn bị tài liệu cho buổi họp….
Tự tạo động lực, tự giác trong công việc
Để thành công với nghề thư ký văn phòng thì trong công việc
bạn cần nhanh chóng hoàn thiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đặc
biệt, trong thời gian sếp đi vắng thì thư ký cần giải quyết tốt mọi giấy tờ một
cách ổn thỏa.
Làm việc độc lập hiệu quả
Ngoài những kỹ năng mà thư ký cần có thì cần có sự chủ động,
làm việc độc lập hiệu quả. Đây được xem như phẩm chất “vàng” nên có ở một thư
ký. Không phải lúc nào sếp cũng có mặt ở công ty để giao các công việc mà bạn cần
liên hệ và đảm bảo tiến độ công việc.
Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ
Phẩm chất trung thực và tỉ mỉ là phẩm chất quan trọng cần có
ở mỗi ngành nghề. Trong đó, nghề thư ký là rất cần thiết. Bởi ở một vị trí thường
xuyên tiếp xúc với công văn, giấy tờ, hợp đồng quan trọng của công ty nên bạn cần
tỏ rõ sự trung thực luôn được giám đốc tin cậy.
5.Mức lương của thư
ký
Lương vị trí Thư ký Giám đốc phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác
nhau, nhưng tính chất chung công việc đòi hỏi sự khắt khe và yêu cầu cao nên mức
lương của Thư ký Giám đốc được đánh giá ở mức khá ổn định. Mức lương trung bình
từ 12 triệu/tháng. Mức lương phổ biến từ 9 triệu đến 16 triệu/tháng.
6.Tổng kết
Vậy là mình đã tổng kết nhưng gì cần thiết nhất về ngành thư
ký cho các bạn rồi, nếu các bạn có hứng thú muốn hiểu sâu hơn về ngành hay muốn
học để đi làm thư ký, thì đừng ngừng ngại mà tham khảo khóa học thư ký
nhá.
Cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn thành công.
0 nhận xét