Tâm lý giao tiếp là gì? Nó ảnh hưởng như thể nào đến ngành quản trị ?

1.       Giao tiếp là gì ?

Giao tiếp là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.

Các bước chính vốn có của tất cả các hình thức giao tiếp là:

 

-          Hình thành động cơ hay lý do giao tiếp.

-          Biên soạn thông điệp (chi tiết hơn về những gì muốn biểu đạt, thể hiện)

-          Mã hóa thông điệp (có thể dưới dạng dữ liệu số, văn bản viết tay, lời nói, hình ảnh, cử chỉ,...).

-          Truyền thông điệp đã mã hóa dưới dạng một chuỗi các tín hiệu bằng một kênh hay phương tiện giao tiếp.

-          Các nguồn gây tiếng ồn tới từ tự nhiên hay từ hoạt động của con người (cả có chủ ý hay vô tình) bắt đầu ảnh hưởng lên chất lượng tín hiệu từ người gửi tới người nhận.

-          Tiếp nhận tín hiệu và lắp ráp lại thông điệp đã được mã hóa từ một chuỗi các tín hiệu đã nhận được.

-          Giải mã thông điệp vừa được lắp ráp lại.

-          Diễn dịch và tạo ý nghĩa cho thông điệp gốc.

 

1.1. Phân loại của giao tiếp

a.       Theo hoạt động

Hoạt động giao tiếp trong xã hội được phân thành ba loại:

-          Loại 1:

Giao tiếp truyền thống là các mối quan hệ giữa người và người hình thành trong quá trình phát triển xã hội, đó là quan hệ giữa ông bà, cha me, con cái, hàng xóm,…và cuối cùng trở thành văn hoá ứng xử riêng trong xã hội.

-          Loại 2:

Giao tiếp chức năng xuất phát từ sự chuyên hoá trong xã hội, ngôn ngữ,…đó là những quy ước, những chuẩn mực, thông lệ chung trong xã hội cho phép mọi người không quen biết nhau, rất khác nhau nhưng khi thực hiện những vai trò xã hội đều sử dụng kiểu giao tiếp đó (như quan hệ giữa sếp và nhân viên, người bán và người mua, chánh án và bị cáo.

-          Loại 3:

Giao tiếp tự do là những quy tắc và mục đích giao tiếp không quy định trước như khuôn mẫu, nó xuất hiện trong quá trình tiếp xúc, tuỳ theo sự phát triển của các mối quan hệ. Loại hình giao tiếp này trong cuộc sống thực tế là vô cùng phong phú, trên cơ sở những thông tin có được và để giải toả xung đột mỗi cá nhân.

 

b.      Theo tính chất

Hoạt động giao tiếp theo tính chất được chia thành bốn loại như sau:

-          Loại 1

Khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp và gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp là phương thức mặt đối mặt sử dụng ngôn ngữ nói và phương thức phi ngôn ngữ (cử chỉ, hành động,..) trong quá trình giao tiếp. Giao tiếp gián tiếp là phương thức thông qua một phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email,…

-          Loại 2

Số người tham dự gồm các loại như giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau), giao tiếp nhóm (trong tập thể)và giao tiếp xã hội (quốc gia, quốc tế,..).

-          Loại 3

Tính chất giao tiếp gồm hai loại chính thức và không chính thức. Giao tiếp chính thức là loại hình giao tiếp có sự ấn định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chế hoá. Giao tiếp không chính thức không có tính ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân, nhưng vẫn phải tuân theo các thông lệ, quy ước thông thường.

-          Loại 4

Theo nghề nghiệp như giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp kinh doanh...

 

2.       Vai trò của giao tiếp trong quản trị kinh doanh

2.1. Làm tăng sự tương tác trong với đồng nghiệp và đối tác

-          Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ragan, giao tiếp kinh doanh là yếu tố hàng đầu mà doanh nghiệp cần lưu ý. Các đội cần hỗ trợ lẫn nhau, đào tạo và nhắc nhở các lãnh đạo doanh nghiệp trong giao tiếp.

-          Nếu bạn là một lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt, điều này sẽ khiến nhân viên bạn cởi mở hơn, chia sẻ những khó khăn của họ hoặc những điều mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn

 

2.2. Làm tăng tần xuất làm việc của nhân viên

-          4/5 nhân viên tin rằng giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp họ thực hiện tốt các công việc, họ sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin này. Ngoài ra, trung bình một nhân viên dành 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết. Mỗi tháng, nhân viên sẽ phải mất nhiều thời gian.

-          Khi có được kỹ năng giao tiếp kinh doanh, chỉ bằng vài câu hỏi với đồng nghiệp thì các nhân viên sẽ nhanh chóng tìm được thông tin mình cần mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian.

 

2.3. Làm tăng sự tin tưởng và hài lòng trong với đối tác.

-          Giao tiếp kinh doanh tốt hơn cũng có nghĩa là sự hài lòng của khách hàng tốt hơn. Khi giao tiếp kém, nhân viên trong vai trò đối mặt với khách hàng sẽ không có thông tin họ cần. Còn với khách hàng sẽ cảm thấy tinh thần của nhân viên thấp và có trải nghiệm tiêu cực với doanh nghiệp của bạn.

-          Trên thực tế, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng thái độ của nhân viên có tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng, từ đó dẫn đến tăng doanh thu.

-          Ngoài ra một chiến lược giao tiếp kinh doanh đúng đắn là điều cần thiết để xây dựng một môi trường và văn hóa công sở tốt hơn. Các công ty giao tiếp minh bạch và cởi mở có bầu không khí làm việc lành mạnh hơn, nhân viên sẽ có động lực làm việc và sự hài lòng hơn về công ty.

 

3.       Tổng kết

Trong nghành quản trị kinh doanh, việc hiểu ý hay giao tiếp một cách thông minh là một kỹ năng rất cần thiết và quan trọng nên những ai có thể năm bắt được hay hiểu được suy nghĩ của đối phường thì sẽ là một lợi thế rất lớn, vì bạn có thể đem về hiều hợp đồng hay những giao kèo tốt cho doanh nghiệp của bạn, vì vậy đừng xem thường kỹ năng giao tiếp trong ngành quản trị và hãy rèn luyện nó nhiều hơn .