Cách thức khai báo thuế của các doanh nghiệp

 Khai báo thuế là gì?

Khai báo thuế là việc người nộp thuế trình bày các số liệu và hồ sơ có liên quan đến nghĩa vụ thuế cho cơ quan thuế. Người nộp thuế phải có trách nhiệm khai báo đầy đủ chính xác các nội dung theo mẫu đã được quy định. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức khai báo thuế qua internet. Theo đó, người nộp thuế không cần trực tiếp đến cơ quan Thuế chủ quản để làm thủ tục nữa mà hay vào đó là khai báo thông qua hệ thống internet.

Doanh nghiệp có thể khai báo thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo. Tuy nhiên cần phải nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Nếu sau 10 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ hoặc hết thời gian gia hạn hồ sơ thì cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế phạt nộp chậm cho doanh nghiệp.

1.      Cách thức khai báo thuế qua mạng

       Những thứ cần có trước khi khai báo thuế lần đầu.

a.      Cài đặt phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK là phần mềm mã vạch do cơ quan thuế phát triển với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh có thể nộp thuế điện tử dễ dàng nhất. Phần mềm này được đưa vào sử dụng lần đầu tiên vào tháng 09/2015.

Sau 4 năm sử dụng, HTKK liên tục được nâng cấp và hoàn thiện các chức năng của mình để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK là 4.2.1 được cập nhật ngày 30/0/2019. Doanh nghiệp nên sử dụng bản mới nhất này để được trải nghiệm những tính năng mới mà Tổng cục Thuế (TCT) đã phát triển.

b.      Đăng ký và sử dụng chứ ký số

Theo lộ trình số hóa của Chính phủ, hầu hết các dịch vụ hành chính công đều được số hóa. Không chỉ kê khai thuế qua mạng cần sử dụng chữ ký số mà các hóa đơn điện tử, kê khai thuế Hải quan, … đều cần chữ ký số để xác minh chủ thể trên nền tảng điện tử. Chữ ký số có chức năng như chữ ký tay truyền thống trước đó.

Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng chữ ký số thì có thể liên hệ với Công ty Thái Sơn để được hướng dẫn chi tiết trong thời gian ngắn. Chữ ký số được mã hóa trong một token có hình dạng tương tự một cổng USB.

1.      Hướng dẫn khai báo thuế qua mạng

a.      Đăng ký tài khoản kê khai.

Bước này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trong lần đầu tiên kê khai thuế qua mạng, những lần thực hiện sau doanh nghiệp chỉ cần tải bản kê khai thuế lên theo tài khoản đăng ký. Để tránh mất thời gian, người kê khai phải nắm rõ các thông tin của đơn vị mình, tránh sửa đi sửa lại nhiều lần

Nhấn vào nút đăng ký ở góc phải màn hình như theo đường mũi tên trong lần đầu kê khai, ở các lần sau kế toán chỉ cần đăng nhập trực tiếp vào tài khoản của doanh nghiệp

Các thông tin đăng ký tài khoản doanh nghiệp cần trùng khớp với nhau để tờ khai thuế hiện thông tin đúng nhất. Ngay khi ấn tiếp tục thì hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng xác nhận chữ ký số tương ứng với mã số thuế khi đăng ký. Bạn chỉ cần cắm token vào máy tính là các thông tin trong đó sẽ được cập nhật lên hệ thống.

Ngay sau khi xác nhận thì bạn đăng nhập vào email đã đăng ký để nhận tài khoản và mật khẩu để kê khai thuế qua mạng. Email đăng ký nên là email chuyên nhận thông báo từ các cơ quan nhà nước để tránh tình trạng bỏ sót mail.

Ngay khi nhận được tài khoản, bạn nên đăng nhập đổi mật khẩu ngay để tránh mất tài khoản. Hầu hết mật khẩu do hệ thống TCT đưa ra đều đồng bộ giống nhau là “tc123”.

a.      Đăng ký các tờ khai mà doanh nghiệp sẽ dùng để khai báo thuế.

Tùy vào mục đích sử dụng mà kế toán chọn tờ kê khai thuế qua mạng phù hợp với doanh nghiệp. Tờ khai đã có mẫu sẵn theo từng mục rất dễ hiểu nên người lựa chọn không tốn quá nhiều thời gian ở phần này.

Doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn mẫu tờ khai, khoảng thời gian kê khai và mốc bắt đầu kê khai.

Nếu doanh nghiệp hiện nay chỉ cần tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý I thì tích như hướng dẫn trong ảnh. Kế toán nên lựa chọn tất cả các tờ khai mà quá trình hoạt động doanh nghiệp cần kê khai. Sau đó nhấn TIẾP TỤC để nhận một danh sách tương tự như sau đây.

Đối với những doanh nghiệp cần hướng dẫn kê khai thuế qua mạng theo quý thì thực hiện tương tự như các bước đã được đề cập trong bài. Kế toán cần đăng ký tờ khai của quý và điền thông tin trên phần mềm HTKK đã tải trước đó. Sau đó, người dùng tải tờ khai lên hệ thống kê khai thuế qua mạng là hoàn thành.

Thời gian lựa chọn tờ khai là 30 giây.

 

a.      Cách thức khai báo thuế qua mạng.

Sau khi đăng ký và chuẩn bị mọi dữ liệu cần thiết, bạn khởi động phần mềm HTKK đã tải ở bước 1 để tiến hành tạo tờ khai. Phần mềm sẽ yêu cầu đăng nhập mã số thuế để thiết lập thông tin theo những gì bạn đã đăng ký

Sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ có giao diện như sau

Kế toán chọn một mẫu kê khai theo nhu cầu, điền các thông tin chính xác muốn kê khai rồi chọn KẾT XUẤT XML để nộp lên hệ thống của TCT. Bản lưu nên để vào folder chuyên dụng để tránh nhầm lẫn hay tốn thời gian tìm kiếm khi tải file lên. Thời gian kê khai là 2 phút.

 

a.      Nộp tờ kê khai thuế qua mạng.

Sau khi đã chuẩn bị tờ khai xong, doanh nghiệp sẽ thực hiện bước thứ 6 là tải bản khai lên hệ thống

Sau đó chọn tệp đã khai ở phần mềm HTKK đã lưu vào máy trước đó. Để tránh tải nhầm file bạn nên ghi nhớ hoặc đặt tên file theo kỳ. 

Sau khi tải file lên, kế toán sẽ phải thực hiện thêm một bước ký số rồi mới nộp tờ khai lên hệ thống của Tổng cục thuế. Giao diện ký số sẽ tương tự như hình sau:

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, doanh nghiệp đã thực hiện xong bước kê khai thuế qua mạng lần đầu tiên. Hệ thống của cơ quan thuế sẽ gửi đến email bạn đã đăng ký một thông báo đã kê khai thành công.

Mặc dù khi hệ thống báo tờ khai của doanh nghiệp đã tải lên thành công nhưng kế toán vẫn nên kiểm tra lại kết quả tại mục “Tra cứu tờ khai” ở thanh menu.

Thời gian tải tờ khai lên là 30 giây.

 

a.      Tra cứu tờ khai đã khai báo.

Khi tra cứu, kế toán sẽ phải điền tên tờ khai, kỳ tính thuế để hệ thống đưa ra kết quả tra cứu chính xác. Thời gian tra cứu là 30 giây.